Teams, onmisbaar, hoe heb jij die ingericht?

Teams is niet weg te denken in de digitale wereld. Vele bedrijven werken er mee. Maar wat maakt Teams nu krachtig? Ikzelf vind de integratiemogelijkheden een krachtig onderdeel van Teams. Met Teams kan je diverse onderdelen samen laten komen. Diverse Applicaties werken samen met Teams. Waardoor Teams de way to-go is om aan je dag te beginnen.

Ik gebruik Teams dagelijks. Je kan 1 op 1 of 1 op veel chatten met elkaar. De agenda is van iedere collega is gesynchroniseerd waardoor je precies ziet aan het bolletje bij iemand zijn profiel of diegene bereikbaar is of niet.

Maar Teams is echt meer dan een chat tool. Het delen van bestanden is ook een krachtig onderdeel. Dit kan via de chat, maar ook via de kanalen van je Teamsite. Dat is machtig maar ook direct een uitdaging! Want hoe doe je dit nu het handigst? Wat zijn nou de verschillen? In deze blog neem ik je mee in de uitdaging van het delen van bestanden.

Uitdaging: Delen van bestanden. Wist je bijvoorbeeld dat je gedeelde bestanden via chats niet centraal worden opgeslagen? Dat zijn documenten die op iemand zijn OneDrive staan. Bij het delen via de chat, komt er een kopie op jou OneDrive omgeving. Dit brengt dus uitdagingen mee.

Voorbeeld: Stel je bent met een team van 5 man. Je hebt een groepschat gestart en daarin deel je de planning van aankomende week. Iedereen heeft nu een kopie van de planning op zijn eigen OneDrive. Dan zegt medewerker1: “ik heb een dagje vrij, dus die heb ik aangepast in het planningsoverzicht.” Maar in welk document is dat? 9 van de 10keer is dat niet het document die de zender heeft gestuurd. Mocht dit wel het geval zijn, dan staat deze alsnog bij de betreffende medewerker op zijn eigen OneDrive.

Bij ieder bedrijf heb je altijd een verloop van medewerkers. Wat gebeurt er met de bestanden die de gebruiker op zijn OneDrive heeft staan? Die worden vernietigd! Dat betekent dat je in de praktijk bestanden kwijt kunt raken. Hoe pak je dit dan het beste aan?

Dat is een consequente afspraak met elkaar maken. Teams-Etiquette!

Zo ben ik een grote voorstander van om de chats, voor de snelheid te houden. Maar het werken en delen van bestanden via Teams te laten verlopen. 2 belangrijke vuistregels:

1. Samenwerken doen we in team sites/kanalen.
2. Delen van bestanden delen we via teamsites/kanalen

Maar dan hoor ik je denken, hoe richt ik nou mijn Teamsites/Kanalen het beste in? Wanneer kies ik voor een nieuwe team site en wanneer een kanaal? Hoe je jouw kanalen kunt inrichten is een persoonlijke aanpak. Wel geef ik je, in deze blog, graag wat richtlijnen mee om zelf al te starten.

Bij grote bedrijven gebeurt het geregeld dat er afdeling teamsites zijn en projecten teamsites. Bij kleinere ondernemingen zie je meestal alleen projecten teamsites.

Wat belangrijk is om te begrijpen is het verschil tussen een Teamsite en een kanaal. een Teamsite is de identificatie van de omgeving waarin je werkt. Dit kan een afdeling zijn, maar ook een project. Iedere Teamsite heeft 1 standaard kanaal: “Algemeen” of “General” als je hem in het Engels hebt staan. Wanneer je geen kanaal aanmaakt, komt alles in Algemeen te staan. Met deze kennis, kan je al redelijk een goede inschatting maken van welke teamsites je kunt gaan maken. Nog een belangrijk punt, Wat deel je en met wie deel je dit? Is dit alleen intern, of mogen externen (je klanten bijvoorbeeld) ook bij de bestanden? Of alleen maar een gedeelte van de omgeving?

Bijvoorbeeld: Je zit in een project samen met een klant. En je besluit dat je je klant mee wilt laten kijken in bepaalde documentatie. Dan kan je hem hiervoor uitnodigen. Dit is heel gemakkelijk. Hiermee kunnen jullie samenwerken in hetzelfde document wanneer nodig.

Maar je moet wel begrijpen, dat als je de klant toegang geeft tot de Teamsite, dat deze dan standaard de gehele site te zien krijgt. Een betere optie is om een kanaal binnen de teamsite delen met de klant. De klant heeft altijd toegang tot het gehele kanaal, en niet je gehele teamsite. Hierdoor heb je direct een natuurlijke scheiding van rechten

Je kunt er dus bijvoorbeeld voor kiezen. Om een teamsite te maken die heet: Project: Klant X

In deze team site, maak je 2 kanalen aan te weten: Intern, Extern

Extern deel je met de klant. Intern hou je voor jezelf en je interne team. Hierdoor kan je een natuurlijke scheiding maken van rechten. Die ondubbelzinnig zijn.

1x goed inrichten, 1x goed de afspraken met elkaar maken, geeft een hoop gemak en scheelt enorm veel beheer.

Ik hoop je hiermee een stap in de goede richting te hebben gebracht. Mocht je vragen hebben of je wilt weten of je indeling nog handiger kan? Neem dan contact op om samen een mooie teams inrichting te bouwen die voor je werkt.

Tot de volgende!